Имеет ли смысл делать отметку при ознакомлении с приказом?

Акт в работе кадровой службы: особенности составления

Имеет ли смысл делать отметку при ознакомлении с приказом?
См. более свежую публикацию по этой теме – «Порядок действий работодателя при получении результатов медосмотров работников»

Чтобы применить к работнику дисциплинарное взыскание любого вида, нужно подтвердить его вину документально (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Подтверждающим документом, в большинстве случаев, как раз является акт. И неважно, какой из трех видов дисциплинарной ответственности будет выбран в итоге работодателем для наказания работника: в любом случае все начинается с акта, в котором фиксируется проступок.

Рассмотрим акт с точки зрения делопроизводства: что это за документ и какие реквизиты оформляются при его составлении, приведем примеры.

Акт как документ

Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого – документально подтвердить произошедшее событие.

См. статью «Привлечение к дисциплинарной ответственности от “А” до “Я”»

В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов.

Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток1.

Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.

Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.

Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее – Методические рекомендации).

Фрагмент документа

Показать

Пункт 4.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже).

Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия;

2-й экземпляр – коммерческий отдел;

3-й экземпляр – покупатель.

Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).

Комиссия

Собирать комиссию немедленно для актирования и расследования дисциплинарных проступков не совсем верно. Комиссия является совещательным коллегиальным органом при руководстве и создается специальным приказом.

К сведению

Показать

Если постоянно действующей комиссии в компании нет, то ее придется создать стихийно. Нарушения в этом не будет. Но создавать комиссию под конкретный дисциплинарный проступок часто просто нет времени. Пока вы создаете комиссию, опаздывающий работник придет, и его опоздание не будет зафиксировано.

Исключение – комиссия по расследованию несчастного случая или если нарушение массовое, например, когда провинилась целая группа работников. Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию.

Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.

Имейте в виду, что случайные свидетели того, как работник явился на работу пьяным, – это не комиссия.

Акт составляется теми сотрудниками организации, которые присутствовали при нарушении, а так как нарушение редко происходит «в моменте», то время на то, чтобы собрать для составления акта нужных коллег, обычно есть. Таким образом, для составления акта о дисциплинарном проступке целесообразно пригласить:

  • начальника отдела кадров, который проследит за тем, чтобы документ был составлен правильно;
  • непосредственного начальника «виновника торжества», который обязан следить за тем, чтобы его подчиненные соблюдали трудовую дисциплину;
  • кого-то из работников – непосредственных свидетелей происшествия.

В этом случае акт начинается с речевого клише «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются с указанием должностей, профессий), составили настоящий акт о том, что…».

Если все-таки акт составляется специально созданной комиссией, действующей на основании приказа, то данный акт начинается со слов «Комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…». Если комиссия выполняет приказ руководства, то фраза расширяется: «Во исполнение приказа от… №… комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…».

Реквизиты акта

То, что акт составляется в отделе кадров, не означает, что можно пренебрегать правильным оформлением его реквизитов. Именно они, в конечном счете, придают документу юридическую силу.

В условиях офиса акт оформляется на общем бланке компании для документов. На нем расположены реквизиты:

  • наименование организации: полное, как в уставе, и сокращенное, если оно внесено в устав;
  • дата документа (дата составления акта в нашем случае), а при необходимости – и время (см. Пример 3);
  • регистрационный номер документа;
  • место составления документа (допускается не указывать, если наименование населенного пункта входит в наименование организации).

К сведению

Показать

Требований об указании в акте точного адреса события в методических документах не содержится. Обычно точное место указывают, если это имеет принципиальное значение или актируемое событие происходит вне офиса.

Даже при фиксации отсутствия на рабочем месте указывать точный адрес имеет смысл, если есть документ, где закреплен точный адрес рабочего места работника вплоть до кабинета. А если рабочее место работника – ООО «АБВ», отдел продаж, то и в акте достаточно указать место составления документа по ГОСТу.

Однако если вы укажете полный адрес – ошибкой это не будет (см. Примеры 3 и 4, где указан полный адрес, и Пример 5, где указан лишь город).

В «полевых» условиях, когда акты пишутся, часто в буквальном смысле, «на коленке», все перечисленные реквизиты общего бланка придется воспроизвести на бумаге вручную или запастись несколькими чистыми бланками заранее.

Кроме указанных, оформляются следующие реквизиты:

  • наименование вида документа: АКТ;
  • заголовок к тексту документа: это информация, о чем составляется акт: о дисциплинарном проступке, о появлении на работе в состоянии опьянения, об опоздании на работу (см. Примеры 3 и 5, где заголовок к тексту акта указан по-разному, оба варианта допустимы);
  • текст документа. Текст акта должен последовательно изложить событие. Никаких оценочных суждений в акте быть не должно, исключительно факты. Так, коллеги не могут судить, насколько «сильным» было алкогольное опьянение работника, такие оценки дает только врач и только после проведения соответствующих анализов. Второй негативный пример: в отсутствие работника на рабочем месте писать фразу «без уважительной причины». Если человек не позвонил начальнику с сообщением, что задержится, это не означает, что он злостно и цинично нарушает трудовую дисциплину. Поэтому осторожно с прилагательными, указывайте только факты. Текст пишется от третьего лица («работник появился», «время не установлено»), официально-деловым стилем речи, то есть четко, коротко и внятно;
  • подписи членов комиссии с указанием должностей (профессий), расшифровок подписей и даты подписания.

Наконец, если к акту прилагаются какие-либо подтверждающие документы, может быть оформлен и реквизит «Приложение», как в Примере 4. Тогда в тексте после наименования прилагаемого документа в скобках пишется слово «прилагается», а ниже текста после слова «Приложение» (или «Приложения») указываются количество экземпляров приложенных документов и количество листов в каждом из них.

Акт и работник

Работника, в отношении которого составлен акт, нужно обязательно ознакомить с документом, «героем» которого он стал. При условии, конечно, что работник присутствует при его составлении и в состоянии прочесть и написать несколько слов.

Ознакомление производится с уже готовым актом, который подписали все составители.

Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3–5).

Пример 1

Показать

Если работник отказывается знакомиться с актом, то соответствующую отметку ставят составители акта или члены комиссии (см. также Пример 4):

Пример 2

Показать

Как гласит трудовое законодательство, у работника есть два рабочих дня на то, чтобы предоставить работодателю письменное объяснение своего проступка (ст. 193 ТК РФ). Поэтому большой ошибкой является запись на первом, основном, акте, что от объяснений работник отказался.

За два дня, побеседовав с начальником и кадровиком, которые объяснят ему возможные последствия проступка, работник, очень вероятно, обуздает свои эмоции, изменит решение и напишет объяснительную.

Если все-таки нет, то по этому случаю составляется отдельный акт теми же коллегами, что составляли и первый (см. Пример 5).

Пример 3

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Показать

Пример 4

Акт об опоздании на работу, составленный в отношении нескольких работников

Показать

Пример 5

Акт об отказе работника предоставить объяснение

Показать

Полистать демо-версию печатного журнала на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=22954

Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом | Статья

Имеет ли смысл делать отметку при ознакомлении с приказом?

У одного из наших действующих заказчиков, к использованию системы DIRECTUM подключено порядка 1/3 от общего числа сотрудников.

При этом в системе формируются различные приказы / распоряжения / нормативная документация, с которыми периодически возникает необходимость в короткий срок ознакомить всех сотрудников организации.

Для заказчика важно, чтобы в системе DIRECTUM обязательно проставлялась отметка, что сотрудник ознакомился с документом, а не просто его просмотрел. Также, в организации закуплены квалифицированные ЭП на всех сотрудников, которые подходят и для использования их в DIRECTUM.

Цель, которую преследует заказчик: организовать массовое ознакомление всех сотрудников с приказом в короткий срок, с возможным использованием «подручных средств», и максимально оптимизировав при этом свои расходы. Использование квалифицированной ЭП – принципиально для заказчика. Отметка «ознакомлен» сотрудника в том числе может использоваться организацией в дальнейшем в судебных разбирательствах.

Рассмотрим варианты реализации этой задачи.

Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей

На самом деле это самый простой вариант решения при заданных условиях, т.к. он не требует никаких доработок и интеграций с внешними системами.

Просто требуется расширить состав лицензий системы до полного охвата всех сотрудников организации и привязать к карточке каждого пользователя системы его действующий сертификат ЭП.

Тогда, в рамках типового маршрута, после согласования и утверждения приказа руководителем, на группу сотрудников будет падать задание на ознакомление с вложенным документом.

Рис.1. Карточка входящего задания на ознакомление сотрудника с приказом

Для комфортной работы «мобильных» сотрудников, просмотр документа и его подписание ЭП в системе DIRECTUM может осуществляться не только через desktop-приложение, но и через веб-браузер, а также различные мобильные приложения.

Уведомление о поставленной задаче может дублироваться на электронную почту сотрудников, для их своевременного оповещения. Права доступа на документ регулируются администратором системы – любое случайное изменение документа исключено.

В подтверждение об ознакомлении с документом, система просит каждого сотрудника проставить ЭП на документе по нажатию на кнопку «Ознакомлен» в карточке задания. ЭП сотрудника автоматически привязывается к карточке документа и в дальнейшем доступна для просмотра с его карточки.

Рис.2. Карточка привязанных подписей к документу

Немного отойдя в сторону, отмечу, что в принципе, вполне можно обойтись и простой ЭП и при этом все же иметь возможность использовать подписанный сотрудником такой подписью документ в судебных разбирательствах. Для этого нужно всего лишь верно оформить ее назначение внутри вашей организации.

Итак, для признания электронного документа, подписанного простой подписью, равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, организации необходимо заранее зафиксировать данный факт во внутренних нормативных документах, в частности: в положении о документообороте и/или инструкции по делопроизводству.

В нормативных документах обязательно должны быть разграничены:

  1. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП.
  2. Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Удобство рассматриваемого варианта состоит в том, что все подписи будут привязаны в системе к одной версии документа. Для большего удобства можно настроить отчет по аналогии с листом согласования по выполненным заданиям (рис.3) – тогда в одном списке можно будет просмотреть информацию о том, кто уже ознакомился с документом, а кто – еще нет.

Рис.3. Пример сформированного по документу листа согласования

Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое (например, раз в день) оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО. Рекомендуется, чтобы эта проверка проводилась не ранее чем за 50% от отведенного срока исполнения задачи.

Плюсы данного варианта реализации:

  1. Единое информационное пространство для взаимодействия всех сотрудников организации.
  2. Если в приказ, по каким-либо причинам вносятся повторные правки, сотрудники всегда видят актуальную версию документа.
  3. Подписи всех ознакомленных сотрудников будут сохранены в системе на карточке документа и привязаны к одной версии.
  4. Доставка документа получателю и обработка результата ознакомления осуществляется исключительно средствами службы Workflow, что означает повышенную оперативность и надежность.
  5. Может использоваться и квалифицированная, и простая ЭП.
  6. Дополнительно система может отслеживать и уведомлять ответственных об истечении сроков действия сертификатов пользователей.

Минусы данного варианта реализации:

  1. Необходимость расширения количества лицензий системы. Если лицензирование конкурентное, то потребуется точный расчет достаточного количества лицензий для комфортной работы пользователей.
  2. При попытке подписания документа одновременно несколькими пользователями возникает конфликт блокировок документа.

Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc

А этот вариант позволит организации вообще обойтись без каких-либо дополнительных затрат, кроме настройки службы ввода.

После согласования и утверждения приказа, инициатором в системе формируется список внешних адресатов (офлайн сотрудников, контактная информация которых также хранится в системе, в справочнике «Персоны»).

Причем DIRECTUM рассылает документ на электронную почту сотрудников в специальном структурированном ESD-формате. Для просмотра и подписания документа в таком формате для внешних пользователей существует свободно распространяемая программа OverDoc, которая устанавливается на компьютер сотрудника.

Сотрудник получает приказ, направленный ему по электронной почте, открывает его в приложении OverDoc, и ставит на нем свою ЭП. После подписания приказа ЭП, сотрудник формирует исходящее письмо на закрепленный служебный адрес с вложением в него уже подписанного документа.

Рис.4. Окно программы OverDoc

Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении (узел DigitalSignatures в ESD-документе) и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа (ФИО, дата постановки подписи на документе). ЭП сотрудника также может быть импортирована в систему, вместе с документом в качестве новой версии.

Преимущества данного варианта реализации:

  1. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП сотруднику не требуется работать в системе, т.е. компания экономит на лицензиях.

Недостатки данного варианта реализации:

  1. Для подтверждения ознакомления с документом, внешнему сотруднику необходимо каждый раз производить ряд дополнительных действий: сохранить документ из вложения, открыть его в OverDoc, подписать документ, сформировать исходящее письмо на закрепленный служебный адрес, вложить подписанный документ.

    В любом действии из этой цепочки легко можно ошибиться, например, при формировании ответного письма, сотрудник может случайно направить документ не на тот адрес.

  2. Подтверждение ознакомления сотрудника будет передаваться по протоколу электронной почты (SMTP), не гарантирующему доставку сообщений;
  3. В случае, если ЭП внешнего сотрудника должна попадать в систему DIRECTUM вместе с документом, то она будет загружаться в качестве новой версии.

    Таким образом, при необходимости ознакомить всех сотрудников с приказом, к карточке документа в системе DIRECTUM в результате будет привязано большое количество версий.

Примечание. Отмечу, что в рамках этого же варианта реализации нами исследовалась возможность подписания документа средствами Outlook.

В целом, протокол S/MIME шифрования Outlook обеспечивает аутентификацию, целостность сообщения, сохранение авторства и безопасность данных. Чтобы иметь возможность подписания сообщения усиленной квалифицированной электронной подписью всего лишь нужно указать сертификат сотрудника в настройках Outlook.

В сформированном системой DIRECTUM письме будет вложен документ-приказ в обычном формате и ссылка, для подтверждения ознакомления с ним. При подтверждении ознакомления сотрудником будет формироваться и подписываться исходящее письмо с вложенным документом на закрепленный служебный адрес. Служба ввода DIRECTUM также будет обрабатывать полученное письмо и фиксировать отметку об ознакомлении сотрудника на электронной карточке документа.

Недостатками этого альтернативного варианта является то, что:

1. Подпись ставится на тело исходящего письма с вложением, а не на сам документ.

2. Подпись остается в почтовом клиенте. А если настройки почтового сервера будут настроены на периодическое очищение, то отметка о подписании, в итоге будет вообще потеряна.

Вариант 3. Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs

Примечание. Synerdocs – это сервис обмена электронными документами, который позволяет решать любые задачи отправки, приема и обработки юридически значимых электронных документов, подходит для любых пользователей.

В рамках данного варианта решения предполагаем, что оставшиеся внешние пользователи подключены к системе Synerdocs. Для текущих клиентов DIRECTUM напоминаю, что коннектор к системе обмена Synerdocs бесплатный и входит в базовую комплектацию системы. И единственные расходы, которых не удастся избежать – это тарификация по объему исходящих документов, т.е. по количеству адресатов рассылки.

Как это будет выглядеть? После согласования и утверждения приказа в системе DIRECTUM формируется комплект документов для всех адресатов и направляется через сервис Synerdocs. За это в системе DIRECTUM отвечает специальный коннектор «Интеграция с системами обмена», который, напоминаю, входит в базовую поставку системы.

Рис.5. Модуль интеграции Synerdocs с DIRECTUM

Работа внешнего сотрудника в Synerdocs происходит с любого современного браузера. При этом, все данные передаются по шифрованным каналам связи.

Система Synerodcs поддерживает множественное подписание документа квалифицированной ЭП сотрудниками одной организации.

Информация об ознакомлении сотрудника с документом передается и хранится в системе DIRECTUM, которая в данном случае выступает в качестве электронного архива подписанных документов.

Рис.6. Веб-интерфейс системы Synerdocs 

Плюсы варианта:  

  1. Прозрачная тарификация решения, небольшая стоимость.
  2. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП, сотруднику не требуется работать в системе, что экономит бюджет компании на расширение количества лицензий и стоимость ежегодного абонемента.
  3. Для подтверждения ознакомления с документом внешнему сотруднику не нужно производить никакие «лишние» действия: он изучает документ прямо в интерфейсе Synerdocs и там же ставит ЭП на документ.

    Данная отметка будет автоматически передаваться в DIRECTUM и фиксироваться в карточке электронного документа.

  4. Расширение функционала DIRECTUM.

    Система Synerdocs также может использоваться для обмена другими документами (включая накладные, счета-фактуры и договоры) с внешними контрагентами и быстрой подготовки документов к отправке в контролирующие органы.

Минусы варианта:

  1. Более сложная инфраструктура решения, т.к. требуется настройка интеграции с системой обмена Synerdocs.
  2. К сожалению, совсем без затрат в данном варианте не обойтись – потребуется оплата тарификации

Подведем итоги

Наверное, самый оптимальный вариант реализации массового ознакомления сотрудников в заданных рамках – первый «Подключение в DIRECTUM всех пользователей», где ничего не надо придумывать.

За вас уже все сделано и настроено в самой системе: workflow назначит задания на сотрудников, сценарий на карточке напомнит о необходимости подписать документ ЭП.

При этом все подписи в любой момент будут доступны для просмотра с электронной карточки самого документа, а ваши сотрудники всегда будут видеть только актуальные версии.

Интересно, что наш заказчик в конечном итоге выбрал все же второй вариант «Использование Outlook в связке с программой Overdoc» не смотря на кажущееся неудобство.

Прелесть этого варианта оказалась в том, что от ИТ-департамента заказчика не потребовалось «выбивать» бюджет и все сотрудники организации работали на местах, т.е.

со стационарных компьютеров, иначе бы установка OverDoc была для них не возможна. 

Тем не менее, призываю вас, не отбрасывать и третий вариант «Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs» из рассмотрения. Использование системы обмена в подобных кейсах скорее редкость, но и их наши коллеги из Synerdocs решают на раз!

Я решила поделиться с вами нашими вариантами. Коллеги, если были у кого-то аналогичные ситуации, поделитесь опытом. Расскажите, как у вас решались подобные задачи или как вы предполагали их решать? Делалось ли это в DIRECTUM или в какой-то другой программе? Нам интересно и важно знать ваше мнение!

Источник: https://club.directum.ru/post/117701

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Имеет ли смысл делать отметку при ознакомлении с приказом?

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно.

Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов».

Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка).

При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная частьВ текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е.

его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе.

Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4к приказу ООО «Буйвол»

от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

К записи 220 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/prikazy-po-osnovnoi-deyatelnosti.html/comment-page-1

Ознакомление под роспись: как оформить?

Имеет ли смысл делать отметку при ознакомлении с приказом?

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Бусидо

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст.

193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•наименование документа;

•место составления;

•дату составления;

•должность, Ф.И.О. работника;

•наименование организации-работодателя;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2017/oformit_oznakomlenie/

Оформляем приказ по новым правилам

Имеет ли смысл делать отметку при ознакомлении с приказом?

С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 , а с 7 сентября — скорректирована Инструкция по делопроизводству . В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций .

Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее — приказ).

Общие правила оформления приказа

Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.

Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц .

Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:

1) соблюдать поля:

— левое — 30 мм;

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;

2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) ;

3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;

4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания ;

5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;

6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом . К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;

На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter) . Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт.

7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку . При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.

Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»

8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;

9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» ;

10) прописными буквами печатать :

— реквизит «Название вида документа»;

— слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;

— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;

11) без абзацного отступа печатать реквизиты :

— «Название вида документа»;

—  «Заголовок к тексту»;

— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.

Оформление реквизитов приказа

Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:

1. Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу .

2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид .

3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания . Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится . Например, «10.10.2017».

4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой :

«к» — для документов 75-летнего срока хранения;

«л» — для документов 3-летнего срока хранения.

5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»

7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа . Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов . Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается .

Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:

– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»).

Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту . Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.

), например директор общества;

— собственноручной подписи;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности .

9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа . Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена :

— на лицевой стороне последнего листа документа;

— оборотной стороне документа;

— отдельном листе ознакомления.

Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.

Левое поле — 30 мм.Верхнее поле — не менее 20 мм.
 

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

Реквизит «Наименование организации»:

— печатается без абзацного отступа;

— максимальная длина строки 73 мм;

— если состоит из нескольких строк, печатается через межстрочный интервал точно 14 пт;

— в конце точка не ставится.

Правое поле — не менее 8 мм.
Реквизиты «Наименование организации» и «Название вида документа» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом или пробельной строкой (далее — межстрочный интервал 1,5 или Enter).
 

ПРИКАЗ

Реквизит «Название вида документа»:

— печатается прописными буквами без абзацного отступа;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
 

09.10.2017 N 168-к

Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс»:

— печатаются без абзацного отступа;

— дата оформляется цифровым способом в виде «ДД.ММ.ГГГГ»;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
 

г. Минск

Реквизит «Место составления или издания»:

— печатается без абзацного отступа;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
 

О приеме на работу

Реквизит «Заголовок к тексту»:

— печатается без абзацного отступа;

— максимальная длина строки 73 мм;

— в конце точка не ставится.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
 

ПРИНЯТЬ:

ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу 09.10.2017 кладовщиком 4-го разряда на склад комплектующих изделий с тарифной ставкой согласно штатному расписанию с заключением договора о полной материальной ответственности.

 

Реквизит «Текст»:

— излагается от первого лица единственного числа;

— слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов;

— пункт «Приказ довести до сведения…» не включается;

— в конце текста ставится точка;

— печатается от нулевого положения, за исключением строки, начинающейся с абзацного отступа (1,25 см);

— выравнивание текста — по ширине, межстрочный интервал — одинарный;

— запрещается выделять текст и печать его вразрядку;

— слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым. Другая информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

Основание:1. Заявление Иванова И.И.

2. Трудовой договор от 09.10.2017 N 7.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
Директор обществаПодписьГ.О.СолейРеквизит «Подпись»:

— в название должности включается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.);

— наименование должности печатается без абзацного отступа;

— расшифровка подписи от границы левого поля печатается на расстоянии 120 мм.

Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
Начальник юридического отдела

Подпись И.С.Пономаренко

09.10.2017

Реквизит «Виза» печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт.
Межстрочный интервал 1,5 или Enter.
С приказом ознакомленПодписьИ.И.Иванов

09.10.2017

Отметка об ознакомлении:

— оформляется на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления;

— печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт.

Нижнее поле — не менее 20 мм.

Источник: https://ilex.by/oformlyaem-prikaz-po-novym-pravilam/

Адвокат-online
Добавить комментарий