Как сшить документы на уголок

Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою. Требования сшивать документы. Как правильно сшить документы и заверить

Как сшить документы на уголок

Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам.

Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса.

Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

Требования сшивать документы

К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.

Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным. 

Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.

Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.

Какими нитками сшивать документы

Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.

Где сшить документы, в каком месте

Сшивка проводится только по левому краю. Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля. Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов. Отверстия для сшивки прокалываются на одинаковом расстоянии, так как от них зависит аккуратность и эстетичный вид будущей папки.

Намечают места для прокола только на одинаковом расстоянии. Стандарт по 3 см между проколами. Отступы от левого края до отверстия не менее 1,5-2 см. Такого правила придерживаются при сшивке документов по предложенным ниже схемам.

Как правильно сшивать документы ниткой

К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

  • В первую очередь нужно сложить листы в необходимой последовательности. Затем зафиксировать их по краям. Только после этого можно намечать место под отверстие.
  • Отверстия желательно проделывать одновременно на всей пачке документов. В противном случае листики будут постоянно выползать с какой-то стороны, что крайне не желательно.
  • В готовые отверстия протяните ленту для фиксации. После можно приступать к сшивке.
  • Сшивку проводят по одной из ниже приведенных схем. Прошивку нужно повторить дважды, только после этого завязывать узелок.
  • После завершения шитья аккуратно вынимается лента..
  • В окончании на узел приклеивается небольшой листик/фиксатор.
  • На фиксаторе необходимо прописать количество листов в папке, поставить дату, подпись.

Сшивка всегда начинается и заканчивается на тыльной стороне папки с документацией.

Тонкости прошивки описаны в разделе подготовка образца. Кроме этого, там же размещены рекомендации как избежать ошибок в заверении, описи на фиксаторе.

Как сшить документы на 2 дырки, образец

Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2. К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

  • Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
  • По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону. Правила сшивания нитью читать тут.
  • На тыльной стороне нить закрепляется узлом. Желательно двумя, не менее.
  • Длинные хвостики не обрезают, их нужно будет заклеить фиксатором, затем составить опись.
  • В завершении ставят подпись и печать.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Как сшить документы на 3 дырки, образец

Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.

Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.

Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.

Действие 1

Действие 2

Действие 3

Действие 4

Действие 5. Завязывание узла

Действие 6. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца..

Как сшить документы на 4 дырки, образец

Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий.

Действие 1

Действие 2

Действие 3

Действие 4

Действие 5

Действие 6

Действие 7

Действие 8

Действие 9

Действие 10. Завязывание узелка.

Действие 11. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Как сшить документы пружиной

Изначально давайте разберемся в пружинах. Они могут быть металлическими, либо пластиковыми. Металлическая подойдет максимум  для 100 листов. Пластиковая может использоваться для соединения 450 листов.

Такой вариант скрепления подойдет для выписанных журналов, документации не первой важности. Документы, которые нужно сдавать в архив, предоставлять в налоговую, для регистрации предприятия и т.д., не могут так сшиваться. Такой метод сшивки не предусмотрен ни ГОСТом, ни положениями.

Сшитые документы на пружину с легкость заменяются. Именно поэтому, единственно правильный вариант сшивки – нить, заверение подписью, печатью.

Как сшить документы для налоговой по требованию

В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.

  • Документы должны быть сложены по периодам.
  • В подготовленной папке должна находиться опись.
  • Папка сшивается по схеме 3. Полное описание ознакомиться тут.
  • В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
  • Нумеруют со страницы следующей за описью.
  • Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
  • Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
  • Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
  • Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист. В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка.

Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий. Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая. В противном случае ее вернут на доработку. Согласно постановлению Минфина от конца 2015 года, заверяется вся сшивка целиком на последней странице. Подпись и печать ставят только в оригинале, иначе рискуете получать штраф в сумме 200 р.

Заверять папку могут только уполномоченные лица, либо руководители. Полномочия прописываются в приказе, либо инструкции. Доверенность от руководителя не дает права подписи.

Важно! Предоставить заверенную папку с копиями можно только при наличии оригиналов. В предоставляемом сопроводительном листе обязательно указывается место хранения оригинала.

Как сшить документы для архива

При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.

Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.

Правило 3. Листы складываются  и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.

Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель. В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).

Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.

Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Как сшить документы на уголок

Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов. Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу.

  • Шить начинают только с тыльной стороны.
  • Прошивку повторяют дважды, после чего с тыльной стороны нужно завязать узелок.
  • Концы нити, так же как и при стандартном варианте прошивки нужно оставить не менее 10 см.
  • В завершении нить и узелок прячут под фиксатором.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту. Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой. Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа.

Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике.

Подготовка образца

Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.

Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

  1. Обложка/лицевая часть.
  2. Титул/опись.
  3. Документы.
  4. Опись/заверитель.
  5. Обложка/тыльная часть.
  6. Лист/фиксатор узелка.

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.

После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.

Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

как сшить документы

Подводим итоги:

Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний. Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно.

В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот. И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах.

Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.

В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки. Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки. У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов.

Источник: https://luckclub.ru/deloproizvodstvo-kak-sshit-dokumenty-kak-pravilno-sshivat-dokumenty-nitkoyu-trebovaniya-sshivat-dokumenty-kak-pravilno-sshit-dokumenty-i-zaverit

Как сшивать дело на уголок

Как сшить документы на уголок

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

  • Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
  • Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
  • Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
  • Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
  • Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Как правильно прошивать и заверять документы

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками.

Внимание

Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка. Где можно сшить документы? Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Как правильно прошивать документы на уголок

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.

Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Инструкция по сшиванию документов

Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Источник: http://1privilege.ru/kak-sshivat-delo-na-ugolok/

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как сшить документы на уголок

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

38 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

Как прошить на уголок документы

Как сшить документы на уголок

24.07.2018

Конечно, многие люди задаются вопросом: «Как прошить документы?» Но иные вообще не понимают, зачем это нужно. А ведь существует немало организаций, где бумаги принимают только правильно прошитыми. Например, при подаче документов на тендер или в архив. Даже регистрация физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей требует этого.

Только уполномоченные сотрудники должны заниматься таким делом, как прошивание документов. Сначала необходимо сделать три отверстия на левом поле одно над другим при помощи шила. Строго посередине должно находиться центральное отверстие.

В три сантиметра следует оставлять расстояние между центральным проколом и теми, что расположены сверху и снизу. Главное – чтобы они не мешали читать сам документ. Дырокол подойдёт для более тонких страниц, шило будет более подходящим для толстых документов. В месте прошивания можно подклеить тонкие полоски картона.

Через них провести нить. Нитка длиной до семидесяти сантиметров понадобится для сшивания.

Как правильно сшивать документы

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Как правильно сшить документы

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.

  1. Нумеруются листы, а не страницы.
  2. Пользуются только арабскими цифрами.
  3. Сама опись документов не имеет номера.
  4. Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
  5. Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
  6. При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
  7. Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
  8. Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
  9. Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
  10. Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.

Читать еще –>  Список документов необходимый для продажи квартиры

Руководство как прошивать и заверять документы

  1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
  2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
  3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
  4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
  5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

На фото представлен образец прошивки документа через четыре прокола

  1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
  2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
  3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
  4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
  5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

  1. Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам. Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.
  2. Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра. Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.
  3. Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
  4. Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
  5. Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.

Как прошить на уголок документы Ссылка на основную публикацию

Источник: https://firstjurist.ru/zashhita-prav-potrebitelej/kak-proshit-na-ugolok-dokumenty

Адвокат-online
Добавить комментарий