Обязательно ли должность в штатном расписании должна соответствовать должности работника?

Штатное расписание – порядок оформления

Обязательно ли должность в штатном расписании должна соответствовать должности работника?

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре.

В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Оно предусматривает перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц как действующих, так и вакантных.

Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

НАРУШЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ТРУДА 

Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника

В случае, если должность конкретного работника предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках.

Соответствие должности квалификационным справочникам влияет также на пенсионные льготы, дополнительные отпуска. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными.

В любом случае должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Обязанность ознакомления работника со штатным расписанием в законодательстве РФ не установлена.

УСЛУГИ ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Порядок ведения штатного расписания в законодательстве РФ не установлен. Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения.

Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания. 

Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме. Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания. Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется текущими потребностями организации.

Штатное расписание утверждается для организации в целом. Поэтому утверждение отдельного штатного расписания для филиалов организации (если они имеются) является неверным. Это обусловлено тем, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица и должен подчиняться его централизованной организационно-правовой структуре.

Согласно требованиям унифицированной формы штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если данные должности в организации отсутствуют, то штатное расписание подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах. Помещения для хранения должны быть оборудованы замками и снабжены сигнализацией. На рабочих столах сотрудников данный документ может находиться в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня он должен убираться в место хранения. 

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г. Согласно п.

71 данного Перечня штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п.73 Перечня). 

Источник: https://rosco.su/press/shtatnoe_raspisanie_poryadok_oformleniya/

Штатное расписание в вопросах и ответах

Обязательно ли должность в штатном расписании должна соответствовать должности работника?
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

Показать

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7202

Штатное расписание. Спрашивали? Отвечаем

Обязательно ли должность в штатном расписании должна соответствовать должности работника?

1. Мы – ООО, занимаемся фармацевтической деятельностью (аптеки) Списочный состав 15 чел. Обязательно ли мы должны составлять штатное расписание и как оно должно выглядеть?

Трудовой кодекс РФ не предъявляет в качестве обязательного требования наличие штатного расписания в организации.

Так, статья 57 “ трудового договора” требует, чтобы в трудовом договоре указывалось “наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция”.

Таким образом, решение о том, иметь ли штатное расписание или в трудовом договоре достаточно указать конкретную трудовую функцию – принимает руководитель организации.

Если все же руководитель организации принял решение об обязательном наличии штатного расписания как документа, регламентирующего наличие должностей и размер оплаты по каждой должности, тогда штатное расписание должно быть составлено по унифицированной форме № Т-3 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

2. Я впервые занимаюсь составлением штатного расписания, просмотрела необходимую литературу, вроде бы все понятно, но несколько позиций остались не совсем проработанными. Если возможно, внесите, пожалуйста, ясность в пробелы моих знаний в этой области . 1. Можно ли для работников одной и той же должности, но выполняющих разный объем работы, устанавливать различные оклады. 2.

Можно ли в наименовании должности записать “сотрудник архива” или обязательно “архивист” или “архивариус”. 3. Должны ли включаться в штатное расписание работники со сдельной оплатой труда. Как тогда нужно отразить размер их з/платы. 4. Должна ли з/плата, выплачиваемая работнику, быть именно такой, как указано в шт.

расписании, или она может изменяться по дополнительному соглашение к трудовому договору (как изменение существенных условий труда). Нужно ли при этом делать изменение к штатному расписанию. 5. В унифицированной форме Т-3 “Штатное расписание” есть графа 10 “Примечание” – что в ней можно указать, и графа 2 “Код структурного подразделения” – откуда его брать.

Обязательны ли для заполнения все графы этой формы. Буду Вам очень признательна за внимание к моему вопросу.

1. Согласно ст. 129 ТК РФ, заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Таким образом, установление разной оплаты труда за разный труд возможно. Так, если оплата труда работника повременная или сдельная, заработная плата каждого работника будет различаться в зависимости от фактически проработанного времени или фактически выполненной работы (при одинаковом окладе). Должность — это установленный комплекс обязанностей и соответствующих им прав, определяющий место и роль работника в той или иной организации, а также его ответственность за их реализацию. Таким образом, в том случае, если должностные обязанности (в том числе нормы выработки) применительно к той или иной позиции штатного расписания различаются, рекомендуем называть такие позиции по-разному. Иначе получится, что различные комплексы обязанностей имеют разное наименование. С практической точки зрения также будет неясно, как отразить это различие в должностной инструкции (ведь она составляется в отношении должности, а не в отношении каждого работника). Если должностные обязанности при этом различаются только по количеству (например, в результате более высокой квалификации одного из работников), наименованиям должностей можно присвоить разряды (например, слесарь первого, второго разряда), либо иным образом отразить различия (например, юрист, старший юрист, ведущий юрист и пр.).

2. В соответствии со ст.

57 ТК РФ наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ только в том случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений. В остальных случаях Вы свободны в определении наименований должностей.

3. Да, должны. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.

2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”) в графе 5 “Тарифная ставка (оклад) и пр.

” штатного расписания указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

При невозможности заполнения организацией граф 5 – 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.). В связи с изложенным, рекомендуем в соответствующей графе указать сумму вознаграждения работника за одну единицу продукции.

4. Размер оплаты труда на основании ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора и допускается с письменного согласия работника. Таким образом, в случае изменения оплаты труда необходимо заключать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Таким образом, штатное расписание необходимо прежде всего для самой организации. Рекомендуем приказом руководителя своевременно вносить в штатное расписание соответствующие изменения. Устаревшее штатное расписание, содержащее неактуальную информацию неудобно, прежде всего, для самой организации.

Других негативных последствий в том случае, если штатное расписание не соответствует трудовым договорам, не предусмотрено.

5. Законодательство не содержит обязанности заполнять все графы штатного расписания. В графе “Примечание” можно указывать дополнительные сведения, например, о том, какие надбавки полагаются работнику, если они не могут быть указаны по каким-либо причинам в других графах, иная дополнительная информация. Если в организации введены коды структурных подразделения, можно их указывать в графе 2.

Консультант: Александра БОРИСОВА, юрист Аудиторско-консультационной группы “Интерэкспертиза”

3. У нас в организации в случае каких-либо изменений каждый раз утверждается новое штатное расписание, можно ли так делать?

Да, можно, в случае изменения сведений, которые отражены в штатном расписании. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц(Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

) Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Изменения в штатное расписание могут быть и в виде утверждения нового штатного расписания.

Следовательно, если изменения, происходящие в Вашей организации, связаны с изменением данных, которые содержатся в штатном расписании, изменение штатного расписания является не только правомерным, но и необходимым.

Консультант: Юлия АЛЕКСАНДРОВА, юрист Аудиторско-консультационной группы “Интерэкспертиза”.

4. Обязан ли работодатель представлять коллективу штатное расписание с указанием должностных окладов?

Чтобы не предъявлять коллективу штатное расписание, указывайте конкретные размеры окладов в трудовых договорах.

Если в ваших трудовых договорах указано: “Оклад согласно штатному расписанию”, то вы должны знакомить работников со всеми изменениями в штатном расписании под расписку (можно не предъявлять все расписание, а знакомить работника с выпиской из него, касающейся только его оклада). Если же в трудовых договорах указаны конкретные оклады, то знакомить работников со штатным расписанием нет необходимости.

Консультант: Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала “Кадровое дело”

5. Можно ли не использовать унифицированную форму?

Источник: https://www.ippnou.ru/print/002587/

Как составить штатное расписание

Обязательно ли должность в штатном расписании должна соответствовать должности работника?

06 мая 2019 Пригодится для: Предприниматели

Если у вас есть наёмные работники, нужно составить штатное расписание, перечислить в нём должности и оклады.

Зачем нужно штатное расписание

Предприниматели часто думают, что им не обязательно возиться с кадровыми документами, особенно если у них один-два работника, и даже не подозревают, что штатное расписание им тоже нужно.

Минсоцполитики настаивает: штатное расписание составляют все работодатели, и предприниматели тоже (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06). А ещё наличие штатного расписания проверят специалисты Гоструда, если придут с проверкой.

При рассмотрении дел о взыскании среднего заработка, взыскании выплат по больничным листам, матпомощи и других выплат штатное расписание обязательно будет фигурировать в перечне документов для судебного рассмотрения.

В штатном расписании вы не указываете конкретных работников, только должности, их количество и размер зарплат (письмо Минсоцполитики № 162/06/187-07).

Сначала утверждают штатное расписание, а уже потом нанимают работников на должности, прописанные в нём. На его основании разрабатывают должностные инструкции, где перечисляют обязанности работников, их права и ответственность.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Например, у вас есть офис и магазин. В офисе работают админработники, бухгалтер, менеджеры, обслуживающий персонал, в магазине — торговый персонал, управляющий, продавцы и т. п. Все должности распределяете по структурным подразделениям (офис, магазин), определяете, сколько работников по каждой должности вам надо. Всё это следует прописать в штатном расписании.

Без штатного расписания не обойтись, если решите провести сокращение (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ). Ведь только в нём прописаны все должности, и на его основании решают, какие из них сокращать, и потом оформляют документы.

Форма штатного расписания

Утверждённой формы штатного расписания для предпринимателей и предприятий нет. Но есть форма для бюджетных организаций, можете использовать её (приказ Минфина № 57). Можно разработать свою.

Что указывают в штатном расписании:

  1. Должности нужных вам сотрудников, в том числе внешних совместителей, и даже вакантные должности, на которые вы только планируете принять на работу сотрудников.
  2. Количество штатных единиц по каждой должности. Нужен один работник на полную ставку — установите одну штатную единицу. Можете предусмотреть 0,5 или 0,25 единицы, если нужен работник, который будет трудиться на полставки.
  3. Код профессии — названия должностей и профессий должно соответствовать названиям в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
  4. Должностные оклады.
  5. Доплаты и надбавки к зарплате, если выплачиваете их на постоянной основе. Перечень приведён в пп. 2.2.1 Инструкции (утверждена приказом Госкомстата № 5).

Должность, которую укажете в штатном расписании и на которую возьмёте сотрудника, надо записать в его трудовой книжке (п. 2.14 Инструкции № 58).

Предприниматель утверждает штатное расписание своим приказом, составляют его в произвольной форме. В приказе должна быть дата, с которой штатное расписание вступает в силу, она может отличаться от даты издания приказа.

Например, составили и утвердили штатное расписание в начале декабря, но прописали в приказе, что введёте его в действие с 1 января следующего года.

А вот вводить штатное расписание «задним числом» нельзя.

Размер оклада

Минимальный должностной оклад сотрудника должен быть не меньше прожиточного минимума, который установлен для трудоспособных лиц на 1 января текущего года. В 2019 году — не менее 1921 грн.

При этом по закону зарплата не должна быть меньше минимальной — это 4173 грн, если работник трудился полное рабочее время (ст. 95 КЗоТ).

А это значит, что оклад-то вы можете установить в размере 1921 грн, но платить зарплату надо не меньше 4173 грн в месяц. Другими словами, такой оклад предполагает, что вы будете платить сотруднику премии, надбавки, процент от продаж и пр., чтобы довести зарплату до минималки.

Например, вы установили в штатном расписании оклад для должности продавец 2,5 тыс. грн. В марте он получил премию 2 тыс. грн, всего 4,5 тыс. грн, это больше минималки, значит условие выполнено. В апреле премии не было — придётся доплатить до минзарплаты 1673 грн (4173 грн − 2,5 тыс. грн).

Нельзя установить всем работникам одинаковые оклады. Работа должна оплачиваться с учётом квалификации сотрудника и сложности его работы (ст. 95 КЗоТ, ст. 6 ЗУ № 108/95-ВР). Если решили сэкономить и установить одинаковый оклад продавца и заведующего магазином, так нельзя.

Считается, что рабочий 1-го разряда — это самый неквалифицированный работник, и тарифная ставка у него минимальная.  

Дальше формируете оклады от этого размера, применяя квалификационные соотношения.

Вот пример, минимальная тарифная ставка у ФЛП — 2 тыс. грн. Межквалификационный коэффициент 1,2, тогда следующий по квалификации работник будет получать оклад 2,4 тыс. грн (2 тыс. грн × 1,2).

Как утвердить и внести изменения

Обычно штатное расписание утверждают в конце текущего года на следующий, но оно может действовать и в последующих годах. Если период действия не уточнять, его вообще можно применять бессрочно, до внесения в него изменений и дополнений.

Работодатель может пересмотреть и утвердить новое штатное расписание, если считает необходимым, если в течение года ввели или вывели какую-то штатную единицу, изменили размер окладов.

Если по штатному расписанию все должности заняты работниками и вакантной должности нет, ФЛП не может принять на работу новых работников — сначала вносите изменение в штатное расписание, издаёте приказ, в котором прописываете причины, а потом уже заключаете трудовой договор с новым работником.

Как вносить изменения:

  • издать приказ и перечислить, чего именно касаются эти изменения;
  • новым приказом утвердить новое штатное расписание с учётом изменений.

Новое штатное расписание обычно вводят, если оклады поменяли всем или хотят поменять организационную структуру (сократить, переместить в другие подразделения и т. п.).

Если изменения в штатном расписании касаются изменений существенных условий труда (например, перевод на полставки, уменьшение оклада и др.), об этом дополнительно надо известить каждого работника не позднее чем за два месяца (ст.ст. 32 и 103 КЗоТ).

Сколько хранить

Хранить штатные расписания, приказы по изменениям, справки, предложения, заключения по их разработке надо три года (пп. «б» п. 37 Перечня № 578).

Если штатного расписания нет

Отсутствие штатного расписания законодательством о труде приравнивается к нарушению других требований трудового законодательства. Штраф за это — 4173 грн, т. е. одна минимальная зарплата (ст. 265 КЗоТ).

Могут применить админштраф от 510 до 1700 гpн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Источник: https://journal.ostapp.com.ua/articles/post/kak-sostavit-statnoe-raspisanie

Адвокат-online
Добавить комментарий