Перевод в архив в связи с перерегистрацией что значит

Как прекратить регистрацию ТС после продажи

Перевод в архив в связи с перерегистрацией что значит

После продажи своего автомобиля многие продавцы сталкиваются со следующей проблемой: покупатель по каким-либо причинам не ставит на учет купленное транспортное средство в отведенный для этого десятидневный срок.

Это может привести к тому, что транспортный налог, а также все штрафы придется выплачивать прежнему владельцу.

Формально он даже остается обязанным проходить техосмотры. В этой статье речь пойдет о том, как прекратить регистрацию транспортного средства после продажи и избавить себя от возможных проблем.

Прекращение регистрации транспортного средства ни в коем случае не следует путать со снятием автомобиля с учета, так как это схожие понятия лишь на первый взгляд.

Прекращение регистрации подразумевает то, что через какое-то время машина вновь будет поставлена на учет и будет эксплуатироваться.

Это касается не только тех ситуаций, в которых автомобили меняют владельца. Данная процедура вполне может быть проведена и в том случае, если автомобиль по каким-либо причинам не эксплуатируется в течении длительного времени.

Данная процедура была введена лишь в 2011 году, как дополнение к привычному всем снятию автомобиля с учета.

Снятие же автомобиля с учета означает то, что данные о машине безвозвратно удаляются из баз данных ГИБДД и переводятся в архив.

Снятый с учета автомобиль просто перестает существовать на бумаге как транспортное средство, допущенное к езде по дорогам Российской Федерации. Снятие с учета чаще всего происходит в случае утилизации автомобиля или его продажи за рубеж.

В свою очередь прекращение регистрации можно также назвать приостановкой, так как автомобиль снимается с учета лишь на некоторое время. Из баз ГИБДД не удаляются данные об автомобиле – они просто получают соответствующую маркировку вплоть до возобновления регистрации.

Основные нормативы по данной процедуре можно найти в следующих документах ГИБДД:

Причины прекращения

Процедура прекращения регистрации транспортного средства вводилась для того, чтобы решить многочисленные проблемы учета автомобилей и максимально оптимизировать работу МРЭО.

Главной причиной, конечно, является продажа авто.

Если раньше после продажи необходимо было снимать автомобиль с учета в ГИБДД, переоформлять его и менять номера, то теперь можно ограничиться простой перерегистрацией.

Это нововведение, с одной стороны, избавило продавца от многочисленных хлопот по снятию автомобиля с учета, ведь этим теперь занимается покупатель, но также и породило серьезную проблему массовых просрочек перерегистрации машин.

Дело в том, что часто новый владелец не регистрирует автомобиль в отведенный для этого законом десятидневный срок, но при этом активно эксплуатирует его.

Если при этом он нарушает Административный или даже Уголовный кодекс, то:

  • все штрафные санкции адресуются прежнему владельцу;
  • прежний собственник также будет обязан выплачивать транспортный налог.

Поэтому продавцам рекомендуется, после истечения срока в десять дней, убедиться в том, что новый владелец перерегистрировал автомобиль на себя.

В противном случае следует написать специальное заявление о прекращении регистрации ТС. Однако продажа – далеко не единственная причина для приостановки регистрации автомобиля.

Основанием для данной процедуры может служить:

  1. Кража или угон транспортного средства.
  2. Машина попала в ДТП и не подлежит восстановлению. В этом случае необходимо будет предъявить специальную справку.
  3. Истекает срок временной регистрации автомобиля. С этим часто сталкиваются иностранцы, проживающие в России.
  4. Истекает срок действия договора лизинга или аренды.
  5. Истекает ограниченный срок регистрации автомобиля.
  6. Наличие в конструкции машины изменений, несогласованных с ГИБДД.
  7. Смерть – в случае с физическими лицами. Прекращение деятельности – в случае с юридическими лицами.
  8. Автомобиль передается в страховую компанию для получения выплат.
  9. Автомобиль возвращается в автосалон в связи с низким качеством.

Как уже упоминалось выше, некоторые владельцы также приостанавливают регистрацию своих автомобилей, если они не используются длительное время и простаивают в гараже. Делается это для того, чтобы избежать уплаты транспортного налога.

Процедура снятия с учета

Приостановить регистрацию автомобиля на самом деле не так уж и трудно. Если продавец подозревает, что новый владелец не утрудился зарегистрировать приобретенный автомобиль на свое имя, то это легко можно узнать в ГИБДД или через интернет, воспользовавшись специальными порталами.

Использовать можно такие ресурсы как «Автокод» и «Госавтоинспекция». Но рекомендуется все же контролировать покупателя после продажи по ДКП и непосредственно до перерегистрации. Это позволит в будущем избежать многих проблем.

Всю процедуру можно разбить на несколько последовательных этапов:

  1. Определение оснований для приостановки регистрации. Это очень важный этап, которому многие уделяют непростительно мало внимания. Дело в том, что, если выбранная причина не будет соответствовать действительности, есть риск подвергнуться уголовному преследованию.
  2. Определение юридического собственника автомобиля – это можно сделать в МРЭО или через интернет с помощью указанных выше ресурсов. Если же не вызывает сомнений, что автомобиль по прежнему числится за Вами, то это излишне.
  3. Выбор МРЭО – можно обратиться в абсолютно любое отделение. Адреса и телефоны ближайших МРЭО можно легко узнать через интернет.
  4. Сбор необходимых документов.
  5. Написание и подача заявления и документов.

Необходимые документы

Документация, необходимая для прекращения регистрации ТС не слишком обширна.

Нужно будет собрать следующие документы:

  1. Гражданский паспорт – в обязательном порядке.
  2. Заявление установленного образца – в обязательном порядке.
  3. Объяснительная – исключительно по требованию сотрудника ГИБДД.
  4. Документ, который доказывает необходимость перерегистрации – лишь в некоторых случаях.

Если Вы хотите приостановить регистрацию через коммерческое МРЭО, то потребуется также заплатить некоторую сумму. Что касается государственных отделений ГИБДД, то здесь не потребуется даже справка об оплате госпошлины – данная процедура полностью бесплатна.

Следует также учитывать то, что в некоторых МРЭО возможна запись по талонам, которые можно получить в специальном терминале. Для этого потребуется ПТС транспортного средства, регистрацию которого необходимо прекратить. Если этого документа нет в наличии, то придется ожидать приема в очереди.

Что касается документов, которые доказывают необходимость прекращения регистрации, то чаще всего это договор купли-продажи. И здесь возникает довольно частая проблема. Дело в том, что очень часто ДКП потерян, либо и вовсе легкомысленно не заключался.

Но, если утерян договор, то перерегистрировать машину все равно можно. Без ДКП перерегистрация возможна при предоставлении в МРЭО СТС. При отсутствии любых документов на автомобиль можно воспользоваться прекращением регистрации в связи с потерей ТС.

Как остановить в ГИБДД

После того, как все документы собраны, следует написать заявление в ГИБДД. Это можно сделать в свободной форме, но сотрудники ГИБДД рекомендуют использовать специальный бланк. Форма данного бланка приведена в Приложении № 1 к Приказу № 605.

Такие бланки должны лежать в каждом МРЭО у стойки с информацией. При их отсутствии там следует обращаться к дежурному сотруднику. Также можно найти эти бланки в свободном доступе и заранее распечатать.

Рекомендуется заполнять бланк непосредственно в отделении ГИБДД, где специалисты смогут разъяснить все моменты заполнения.

Для заполнения необходимо использовать синюю пасту. Можно также заполнить бланк с помощью компьютера (кроме личной подписи). Помарки и исправления в бланке недопустимы.

Бланк заявления состоит из девяти отдельных блоков, однако заполнить нужно лишь некоторые из них:

  1. Первый блок – вносится официальное название МРЭО, ФИО заявителя, а также данные о транспортном средстве.
  2. Второй блок – паспортные данные заявителя.
  3. Третий блок заполняется в том случае, если заявителем является лицо, действующее по доверенности собственника автомобиля. Сюда заносятся паспортные данные вышеупомянутого лица.

После того, как бланк заполнен, следует приобщить его к остальной документации и передать в приемное окно. Инспектор, который примет у вас документы, также может попросить оформить объяснительную на отдельном листе.

После того, как сотрудники МРЭО вернут вам оригиналы документов, процедуру прекращения регистрации можно считать полностью законченной. С этого момента номера автомобиля попадают в розыск и все дальнейшие проблемы решает новый владелец.

Как прекратить регистрацию автомобиля после продажи через Госуслуги

Для того, чтобы несколько облегчить процедуру прекращения регистрации ТС, можно воспользоваться порталом «Госуслуги». Но без личного обращения в МРЭО даже в этом случае обойтись не удастся.

Но «Госуслуги» дают возможность:

Для всего вышеперечисленного потребуется расширенный аккаунт в сервисе, то есть подтвержденный по телефону и через ГУВМ МВД.

Если такой аккаунт имеется, то следует использовать следующий алгоритм:

  1. Перейти в каталог услуг и выбрать категорию «Транспорт и вождение».
  2. Далее выбрать категорию «Регистрация транспортного средства».
  3. Выбрать подраздел «Прекращение регистрации ТС» и следовать дальнейшим инструкциям по заполнениям форм. После получения ответа следует действовать в соответствии с указаниями оператора.

Последствия

Последствия прекращения регистрации ТС для нового собственника не являются фатальными, но все же могут создать некоторые неудобства:

  1. Автомобиль попадет в розыск и при постановке его на учет придется поменять номера и заплатить штраф и госпошлину.
  2. Также, если инспектор ГИБДД остановит такой автомобиль, он имеет право конфисковать номера.
  3. Владельцу также придется выплатить штраф в пределах 500-800 рублей. В случае повторного нарушения предусмотрено десятикратное увеличение штрафа.

Таким образом, можно заключить, что следует проводить перерегистрацию автомобиля сразу же после его продажи. Это избавит продавца от возможных проблем с уплатой штрафов и налогов нового владельца.

В свою очередь покупатель будет избавлен от необходимости смены номеров и уплаты штрафов, если прежний собственник прекратит регистрацию автомобиля.

: Процедура снятия автомобиля с учета изменилась и бывший владелец может остаться с кучей долгов

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://avtopravozashita.ru/registracija/kak-prekratit-registraciju-avtomobilja-posle-prodazhi.html

Перевод в архив в связи с перерегистрацией что значит

Перевод в архив в связи с перерегистрацией что значит

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации. Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О.

, адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации.

Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения. Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.)

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций 9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

Как сдать свои документы в госархив?

изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение) и оформляется договором между собственником (или владельцем) архивных документов и государственным или муниципальным архивом.

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива? Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций – источников комплектования архива.

Эта работа проводится по следующему алгоритму: Проводится выявление новых

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

Формируем и храним дела с перепиской организации

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих.

Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма.

Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату: • при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

Если вы пришли в архив…

Они делятся на три группы:

    служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти; от физических и юридических лиц; запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские. Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц.

    По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

      трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п. Пример

Внутренние переводы: оформляем правильно

Учтите, что перевод на другую работу допускается только с письменного согласия сотрудника (ст. 72.1 ТК РФ). Исключение составляют некоторые случаи временного перевода, на которые мы далее обратим особое внимание.

Во всех случаях запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Также по письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю1.

О передаче архивных документов на хранение в государственные и муниципальные архивы

утвержден (далее — ).Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию (ликвидатора), конкурсного управляющего, т.к.

с момента их назначения и к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

В соответствии с абзацем 10 конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.

Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.2.

Общество с ограниченной ответственностью не может передать документы в архив без заключения договора.

В государственные и муниципальные архивы поступают на постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также организаций,

Новое в хранении документов

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия.

Следует заметить, что Указания по применению Перечня 2000 состояли из трех разделов: 1. Общие положения. 2. Структура перечня и порядок его применения.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа.

Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к.

Источник: http://27advokat.ru/perevod-v-arhiv-v-svjazi-s-pereregistraciej-chto-znachit-48094/

Формируем и храним дела с перепиской организации

Перевод в архив в связи с перерегистрацией что значит

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

 Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2017/dela_s_perepiskoj/

Об организации работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (утратил силу на основании приказа Росреестра от 24.07.2018 N П/0313), Приказ Росреестра от 25 декабря 2014 года №П/637

Перевод в архив в связи с перерегистрацией что значит

____________________________________________________________________Утратил силу на основании

приказа Росреестра от 24 июля 2018 года N П/0313

____________________________________________________________________

В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии,
приказываю:

1. Утвердить:

Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (приложение N 1):

Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (приложение N 2);

Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (приложение N 3).

2. Административному управлению (В.В.Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.

3. Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В.Коробова.

РуководительИ.В.Васильев

Приложение N 1. Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

Приложение N 1к приказу Федеральной службыгосударственной регистрации, кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 года N П/637

1. Общие положения

1.1.

Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.

1.2.

Росреестр:

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Росреестра (далее – Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.

2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее – Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

2. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее – ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее – ЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6.

организует использование документов:

информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;

3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

Источник: http://docs.cntd.ru/document/420257239

Адвокат-online
Добавить комментарий